Системам с управлением (системам управления) свойственен
ряд общих признаков независимо от их природы и назначения.
К таким общим признакам можно отнести:
• наличие обмена информацией между элементами
системы. Без обмена информацией такие системы не
могут функционировать и сохранять свою целостность;
• открытость систем, т.е. воздействия среды на них и
их на внешнюю среду. При этом воздействия могут
иметь самую различную природу и последствия;
• наличие цели управления и общего подхода к формированию
управляющих воздействий, обеспечивающих
наилучшее достижение поставленной цели в
соответствии с заданными или сформированными
в
процессе управления критериями эффективности;
• наличие некоторого множества допустимых линий поведения
системы, из которых выбирается наиболее
предпочтительная. Если возможности выбора линий
поведения нет, то управление фактически отсутствует;
• наличие характерных определенных структур, отражающих
контуры управления;
• наличие иерархической организации,
т.е. они устроены
иерархическим образом. Иерархически организованы
социальные структуры и социальные сообщества,
экономические, технические, эргатические,
информационные, биологические системы на
различных уровнях их организации.
202
Системам с управлением присуща общая схема анализа и
синтеза:
• общая схема анализа любой системы управления,
основана на ее декомпозиции и исследовании
свойств и взаимодействий отдельных элементов;
• общая схема синтеза любой системы управления основана
на формировании системы с заданными свойствами
путем объединения трех составляющих: материальных
объектов, информации и энергии.
Специфика анализа и синтеза обусловлена особенностями
каждого вида систем управления.
Организационные системы управления имеют следующие
особенности:
• возможность самостоятельного формирования целей
и способность к самоорганизации;
• необходимость учета в процессе управления многочисленных
политических, социальных и экономических
факторов;
• высокую неопределенность исходных данных, невозможность
прогнозирования всех факторов,
влияющих на процессы управления, и низкую эффективность
применения математических моделей
для принятия управленческих решений;
• основную роль человека при принятии решений и
организации их выполнения, что определяет субъективный
характер процессов управления и связанные
с этим ошибки при формировании целей и расходовании
ресурсов на их достижение;
• большое число и разнообразие связей и отношений
между органами управления и отдельными руководителями,
отсутствие четких границ между управляющей
системой и объектами управления, имеющими
сложную иерархическую структуру
ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Если в качестве объекта управления (управляемой системы)
рассматривать коллективы людей, то такая система может
считаться организацией. Иначе говоря, любая организация
—
это группа людей, деятельность которых сознательно координируется
для достижения общей цели или целей. Группа
людей считается организацией [9]:
• если состоит по крайней мере
из двух человек, которые
считают себя частью этой группы;
• если имеет одну цель (желаемое конечное
состояние
или результат), которую принимают как общую все
члены группы;
• если имеет членов группы, которые намеренно работают
вместе, чтобы достичь значимой
для всех
цели.
Очевидно, что организации могут иметь различную сложность.
Эта сложность целиком и полностью определяется
сложностью поставленных перед организацией целей.
Организационная система управления включает: орган
управления (управляющая подсистема), которая осуществляет
процесс управления организацией и объект управления
(управляемая подсистема), которая осуществляет процесс
реализации
задач (рис. 3.3).
178
Процесс управления организацией представляет собой одноразовый,
многоразовый или непрерывный процесс выработки
управления и(г)
и передачи его подчиненным объектам
управления для исполнения и достижения цели (целей) управления.
Само управление и(1) представляет собой сигналы,
устные
или письменные приказы, приказания, распоряжения и другие
формы управляющих действий.
Процесс управления организациями является особым процессом,
относящимся к наиболее сложным формам
деятельности
человека. Управление организацией как особый вид деятельности
превращает неорганизованную группу людей (толпу)
в эффективную целенаправленную и производительную
группу.
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
Управляющая подсистема
(орган управления организацией)
Процесс управления организацией
Управляемая подсистема-
(объект управления)
Процесс реализации задач управления
Цели,
задачи
(воздействия)
Рис. 3.3. Организационная система управления.
Сущностью управления организационной системой является
постоянное воздействие на управляемую
и
управляющую подсистемы, направленное
на
эффективное достижение цели деятельности
путем выработки этого воздействия и обеспечения
его реализации.
Организационные системы управления (например,
системы
управления предприятиями, фирмами, войсками, отраслями
179
промышленности, государствами) являются наиболее сложными
для исследования системами и имеют следующие особенности
[22]:
• возможность самостоятельного формирования целей
и способность к самоорганизации;
• необходимость учета в процессе управления многочисленных
политических, социальных и экономических
факторов;
• высокую неопределенность исходных данных, невозможность
прогнозирования всех факторов,
влияющих на процессы управления и низкую эффективность
применения математических моделей для
принятия управленческих решений;
• основную роль человека при принятии решений и
организации их выполнения, что определяет объективный
характер процессов управления и связанные
с этим ошибки при формировании целей и расходовании
ресурсов на их достижение;
• большое число и разнообразие связей и отношений
между органами управления и отдельными руководителями,
отсутствие четких границ между управляемой
системой и объектами управления, имеющими
сложную иерархическую структуру;
• ориентация на определенные социальные потребности.
МЕТОДОЛОГИЯ АНАЛИЗА И СИНТЕЗА
ОРГАНИЗАЦИОННЫХ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Целью методологии анализа и синтеза организационной
системы управления является создание процесса управления
180
организацией и организационной структуры, осуществляющих
эти процессы.
Методология системного подхода к конструированию организационных
систем управления позволяет во главу угла
поставить конкретную цель деятельности и совокупность системных
задач.
Методология анализа и синтеза включает следующие этапы
[11]:
1. Уясняются задачи, поставленные руководителем, и определяется
цель функционирования системы.
2. Определяется подсистема задач, которые необходимо
выполнить для того, чтобы обеспечить наиболее успешное
достижение цели.
3. Определяются подсистемы мероприятий, обеспечивающих
выполнение каждой из задач.
4. Определяется технология выполнения мероприятий,
обеспечивающих выполнение каждой из задач.
5. Определяются факторы внешней и внутренней сред,
влияющие на функционирование системы, выполнение мероприятий
и задач.
6. Определяются требуемые виды ресурсов.
7. Определяются количество и качество наличных ресурсов.
8. Определяется порядок выполнения мероприятий с учетом
технологических и ресурсных ограничений.
Разрабатывается и оптимизируется модель деятельности по
достижению цели, если в результате оптимизации Т0 < Тдир9 то
переходит к шагу 10, если Т> Тдир — к шагу 9.
9. Определяется минимальное количество ресурсов, необходимых
для выполнения работ в срок или характер изменения
режима использования ресурсов.
10. Доклад руководителю результатов моделирования и утверждение
одного из вариантов действий.
181
11. Оформление решения (разработка плана) и утверждение
его руководителем.
12. Подготовка исполнителей, получение недостающих
средств, реализация решения (плана).
Методология анализа включает этапы 1-7, а на этапах
8-10
производится синтез процесса достижения цели и целевых
организаций.
Рассмотрим подход к определению методик работы на некоторых
этапах методологии.
Входом первого этапа являются задачи, поставленные вышестоящим
руководством, выходом — определение цели деятельности,
а также задачи по подготовке предложений для
принятия решения. Методика работы на этом этапе направлена
на наиболее точное определение цели деятельности. Цель
деятельности может быть выражена
количественно или качественно.
Входом этапа 2 является
цель, определенная на предыдущем
этапе. Выходом же этого этапа должна являться система
задач, которые необходимо выполнить для того, чтобы обеспечить
эффективное достижение цели. Сущностью деятельности
на этом этапе является расчленение цели на отдельные
взаимосвязанные задачи, представляющие собой относительно
самостоятельные направления или этапы деятельности по
достижению цели.
Входом этапа 3 является система задач, выработанная
на предыдущем этапе. Выходом этапа является подсистема
мероприятий, обеспечивающих выполнение каждой из задач.
Входом для этапа 4 являются подсистемы мероприятий,
необходимых для выполнения каждой из
задач, а выходом —
технологии выполнения этих мероприятий.
Технология, последовательность мероприятий являются в
свою очередь входом этапа 5, выходом которого
будет набор
факторов внешней и внутренней сред системы деятельности,
182
от которых будет зависеть выполнение каждого из мероприятий
и всего создаваемого процесса и организации, осуществляющей
этот процесс в целом.
На этапе 6 в
зависимости от характера и технологии работ,
и факторов внешней и внутренней среды (выходом 3, 4, 5)
требуется определить виды и качество требуемых ресурсов,
т.е. необходимых специалистов и других видов ресурсов и
их
производительность. Очевидно, что в содержание процесса
работы на данном этапе следует включать:
• определение на основе анализа характера и технологии
работ требуемых специалистов и видов других
ресурсов;
• определение с учетом директивных сроков достижения
цели желаемой производительности ресурсов.
На этапе 7 определяется
наличное количество ресурсов.
Содержанием процесса деятельности на этом этапе будет являться:
• определение общего количества специалистов и других
видов ресурсов;
• определение количества ресурсов, занятых в деятельности
по достижению других целей;
• определение сравнительной важности целей, их
предпочтительности и сроков их достижения;
• определение количества и качества ресурсов, которые
могут быть использованы при достижении
рассматриваемой
цели на различных этапах деятельности
(наличное количество ресурсов может колебаться
в процессе достижения цели).
На этапе 7 кончается системный анализ. В результате анализа
предстоящей деятельности нами определены:
• цель деятельности;
• задачи деятельности;
183
• мероприятия, которые необходимо выполнить, чтобы
обеспечить выполнение каждой из задач;
• определены факторы внешней и внутренней среды,
влияющих на выполнение каждого мероприятия, задач
и достижения цели;
• требуемые виды и качество ресурсов.
В результате анализа нам стало известно, что надо сделать,
в какой последовательности сделать, чтобы достичь цели
деятельности,
и что влияет на успех предстоящей деятельности и
какие силы и средства необходимы для этого.
Этап 8 является
самым ответственным: в результате его
реализации должна быть разработана модель будущего процесса
деятельности — это его выход. Входом данного этапа
является все то, что определено на предыдущих этапах, т.е.
это и цель, и задачи деятельности, и состав, и технологии
выполнения
мероприятий, и факторы внешней и внутренней среды,
и характер их изменения в будущем, и потребные виды
ресурсов, и их наличие.
Модель деятельности по достижению цели, вообще говоря,
может быть самой различной. Ее характер будет зависеть
от важности процесса, от точности определения входных
данных, от наличия времени на ее разработку. Она, ввиду
сложности процессов общественной деятельности и невозможности
выразить «человеческие» факторы строго математически,
редко будет являться оптимизационной
(оптимизация
возможна, но лишь отдельных ее блоков, отдельных задач).
Содержанием этого этапа будет:
• оперативное описание процесса деятельности;
• выбор критерия;
• выбор способа моделирования.
Далее, если ЭВМ не применяется: осуществляется разработка
модели, оптимизация или улучшение модели. Если
ЭВМ применяется: разработка алгоритма модели; разработка
184
программы и ее отладка; реализация модели на ЭВМ и получение
оптимального варианта, если модель оптимизационная,
или набора вариантов с их количественными оценками, если
оптимизация модели невозможна.
На этапе 9 определяется
минимальное количество видов
ресурсов, необходимых для завершения процесса в срок. Входом
является разработанная на предыдущем этапе модель, в
результате оптимизации (улучшения) которой не было обеспечено
с имеющимися ресурсами достижение цели деятельности
в срок. Содержанием этого этапа будет последовательный
просмотр результатов моделирования при увеличении ресурсов
до получения желаемого результата.
Как видим, если на этапе 8 решались задачи оптимизации
по времени (по быстродействию) при ограничениях на ресурсы,
то на этапе 9 должна рассматриваться задача оптимизации
ресурсов при ограничении на время. При этом может быть
использована
уже разработанная на этапе 8 модель или может
быть разработана новая.
На этом же этапе осуществляется необходимое изменение
режима использования ресурсов для обеспечения достижения
цели в срок. Тогда задачи моделирования будут заключаться
в
определении минимальной продолжительности рабочего дня
при ограничениях на время достижения цели деятельности
и
на ресурсы.
Входами этапа 10 являются полученные в результате моделирования:
• оптимальный вариант действий (набор
вариантов,
действий) в соответствии со сроками достижения цели
и намеченными ресурсами;
• оптимальные предложения по изменению состава
ресурсов или режима их работы в случае, когда наличными
ресурсами при нормальном режиме их работы
достичь цели с заданной эффективностью в
указанные сроки не представляется возможным.
185
Выход из этого этапа — утвержденный руководителем вариант
действий по достижению цели.
Содержанием этапа 11 является оформление решения
(разработка плана) и утверждение руководителем.
На этапе 12 на
основании плана (вход) должны быть разработаны
конкретные программы индивидуальной
(коллективной)
подготовки исполнителей, осуществлена эта подготовка,
получение недостающих ресурсов, а также реализован
разработанный план.
Рассмотренная методология пригодна как при создании организационных
систем управления, так и при корректировке,
уточнении структуры уже созданных процессов и целевых организаций.
Следует отметить, что выходы каждого из этапов, каждого
из шагов деятельности на этапах должны быть согласованы
друг с другом и, конечно, с целью деятельности. Что значит
согласовать выходы? Это значит, прежде всего, согласовать
методы работы на этапах и шагах, которые обеспечивают качество
выходов и определяют продолжительность работы на
этапе (шаге). Эти методы должны быть согласованы по точности,
мощности, по качеству.
СПЕЦИФИКА
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ
АНАЛИЗА И СИНТЕЗА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
В основу структурного анализа и синтеза организационных
систем управления должен быть положен системно-
исторический подход.
Системно-исторический подход предполагает учет целей
и задач, решаемых системой на данном историческом этапе
ее развития, причем во времени, собственно ей принадлежа-
186
щем. С целью обеспечения эффективного управления структура
системы должна адаптироваться к
изменяющейся
обстановке путем периодического решения следующих задач
[6]:
• оценки и определения рационального числа уровней
управления;
• корректировки состава органов управления, отношений
и связей между ними;
• определения предельного числа исполнителей, подчиненных
органам управления и отдельным руководителям;
• установления рациональной численности всего
управленческого персонала системы при заданном
количестве непосредственных исполнителей;
• оценки и определение мест размещения органов
управления для обеспечения требуемой устойчивости
и оперативности управления.
Наряду с решением указанных задач должны решаться задачи
структурного анализа и синтеза технических
и эргатических
систем управления, которые могут быть как отдельные
элементы в организационные системы управления.
Функциональный анализ и синтез организационных систем
управления логически связан с
перечисленными структурными
задачами и включает решение следующих задач
[22]:
• определение целей управления и построение дерева
целей, соответствующего иерархической структуре
системы управления;
• определение перечня и содержания основных задач
управления, установление их взаимосвязи по входной
и выходной информации;
• анализ и рациональное распределение функций
управления между органами и отдельными руководителями;
• анализ и определение обязанностей, прав, ответственности
и соподчиненное™ органов и отдельных
должностных лиц при решении задач управления;
• исследование и разработку эффективных методов
решения задач управления;
• обобщение и применение принципов управления,
разработанных в ходе исторического развития и совершенствования
исследуемых систем.
Следует отметить, что в наиболее общей форме функциональный
синтез новой системы включает [14]:
• определение всех необходимых функций, которые
должны быть выполнены;
• нахождение хотя бы одного, безусловно, осуществимого
способа выполнения каждой функции;
• нахождение такой схемы или модели, в рамках которой
можно совместно выполнить отдельные функции
для достижения общих целей.
Анализ сосредоточивает внимание на структуре и показывает,
как работают части целого. Синтез акцентирует внимание
на
функциях и открывает почему и
как действуют части целого.
Информационный анализ и синтез организационных систем
управления направлен на исследование
информационных массивов
и потоков с учетом всех видов взаимодействия элементов
систем: человек — человек, человек — машина, машина —
машина. Информационный анализ включает исследование количественных
и качественных характеристик информации, используемой
в системе управления. Информационный синтез
осуществляется с целью определения требуемых
качественных
и количественных характеристик в проектируемой системе
управления.
Информационный анализ и синтез в системе «человек —
человек» включает:
• определение перечня и содержание документов, порядок
их оформления, учета и доставки;
188
• методы сбора и обработки неформализованных сообщений;
• организацию информационного взаимодействия
должностных лиц и органов управления в процессе
принятия решений и их выполнения.
Параметрический
анализ и синтез организационных
систем управления
Под показателями эффективности оргуправления
понимаем
минимальное по включению множество характеристик
системы, позволяющих описать цель
и все ее задачи. Каждый
показатель эффективности отвечает требованиям соответствия,
критичности, устойчивости и информативности. Остальные
характеристики оргсистемы — либо
их аргументы, либо
вспомогательные показатели [24].
Свойство соответствия у показателя (характеристики)
имеет место, если знак изменения показателя соответствует
знаку изменения степени достижения цели
системы или
качества выполнения одной из функций оргсистемы, другими
словами, если данная характеристика является «существенной
» для описания качества выполнения функций оргсистемы
или ее целей (задач).
Критичность имеет
место, если «существенным» изменением
аргументов данного показателя соответствует и «существенное
» изменение этого показателя.
Устойчивость показателя
имеет место, если «малым» изменениям
его аргументов соответствуют и «малые» изменения
самого показателя.
Информативность считается прямо -пропорциональной
числу «существенных» аргументов показателя
(хотя этим не
исчерпывается).
189
Существенными считаются аргументы, которые при своем
изменении влекут за собой изменение показателя. Первые три
требования — необходимые свойства, информативность —
желательное свойство.
По видам показатели могут быть [24]:
• количественно измеримыми и качественными категориями
(уровень квалификации обслуживающего
персонала, морально-этическая ответственность персонала
за качество и т.д.);
• абсолютные (определяющие безусловную,
взятую
вне сравнений с чем-то ценность выделяемых
свойств системы) и сравнительные (определяющие
ценность по отношению к аналогичным объектам, к
эталону, к некоторому периоду и т.д. и т.п.);
• размерные (имеющие единицу измерения) и безразмерные
они же относительные — те которые
не
имеют единиц измерения (пример, доля
малоимущих
в общей численности населения района);
• интегральные (оценивающие общесистемные
целостные
свойства, качества) и частные (оценивающие
свойства подсистем, элементов отдельных сторон
системы);
• мажорируемые,
которые надо увеличивать для роста
степени достижения целей системы или повышения
качества выполнения ее функций (например,
надежность) и минорируемые, у
которых идеальным
является наименьшее значение (например,
стоимость);
• прямые — это показатели, которые предназначены
для описания целей системы, и косвенные, которые
созданы искусственно, но согласованны с каким-
нибудь прямым показателем.
Одним из возможных интегральных абсолютных критериев
оценки управленческих решений по социально-экополи-
190
тическим проблемам может быть уровень жизни населения на
территории, подведомственной руководству данной оргсистемы.
Уровень жизни можно измерять оценкой
объема благ (материальных
и духовных) и услуг, которые граждане, проживающие
на подведомственной территории, могут получать,
вкладывая имеющиеся у них доходы. Перечень таких благ и
услуг — дело общественного договора.
ОСНОВНЫЕ ЧЕРТЫ
ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
К основным чертам организационного управления можно
отнести [24]:
• неаддитивность отношений;
• неопределенность данных;
• многокритериальность;
• стохастичность;
• порог сложности;
• редкая повторяемость проблемных ситуаций;
• фактор времени.
Рассмотрим сущность каждой из черт организационного
управления.
Неаддитивность отношений определяется
тем, что свойства
организационной системы управления не есть простая
сумма свойств, входящих в нее элементов (подсистем). Следовательно,
применение линейных функций в качестве интегральных
показателей оценки действий и решений в организационном
управлении не отвечает сущности понятия свойств
организационной системы.
Применение «неаддитивных функций» создает большие
трудности, усложняя математический аппарат и увеличивая
количество исходных данных.
191
Неопределенность данных — фактор, присущий моменту
принятия руководителем (должностным лицом) управленческого
решения (ставящим под ним свою подпись
и с этого
момента за него отвечающим) в условиях, когда он не знает
точных значений ряда характеристик, важных для решения,
и\или не знает о том, что ряд характеристик влияет на последствия
реализации решения, но они не учитывались при подготовке
решения, и\или не знает, к какому
из множеств событий
отнести наблюдаемое явление.
Многокритериальность — это состояние, при котором
оценка деятельности организационной системы управления
осуществляется по нескольким показателям.
Деятельность организационной системы управления протекает
в окружающей среде и потребляет ресурсы, необходимые
и другим системам. Естественный дефицит ряда ресурсов
порождает противоречие с окружающей средой. Показатели,
связанные с окружающей средой, можно условно назвать показателями
взаимодействия с окружающей средой.
Организационная система управления создается для выполнения
каких—то функций, следовательно
оценка качества
выполнения этих функций порождает другую группу показателей
качества управленческих функций, которые можно условно
назвать производственными или функциональными показателями.
Проблему создает не само число разных показателей, а так
называемая противоречивость отдельных показателей. Противоречивые
показатели появляются в том случае, когда для
достижения целей надо добиваться увеличения одновременно
двух противоречивых функций, вследствие чего возникает
противоречивая ситуация: увеличение одной функции сопровождается
падением другой и, следовательно,
непонятно, что
делать, на каком решении остановиться. Выход компромисс:
такое сочетание значений показателей одновременно приемлемых
для лица, принимающего решение.
192
Стохастичность —
результаты реализации управленческих
решений, являются случайными событиями.
Основными причинами стохастического функционирования
организационных систем управления являются:
• отсутствие однозначных аналитических зависимостей
между возможными результатами реализации
управленческих решений, с одной стороны, и состоянием
системы в момент воздействия на нее возмущения
в окружающей среде, величины возмущения
в окружающей среде, величины возмущения, параметров
управленческого решения, характеристик
целей. Отсутствие таких зависимостей говорит о
том, что организационные системы управления не-
формализуемы или слабо формализуемы при наличии
словесного описания характеристик зависимостей
на принятом языке деловой прозы;
• случайный характер «поведения» окружающей среды
и, как следствие, случайный характер возмущения
(как величины, так и времени появления);
• непреднамеренные и непредсказуемые искажения и
запаздывания данных о состоянии оргсистемы
управления и окружающей среды в целях сбора, обработки
данных людьми и представления информации
в верхние инстанции;
• ограниченную управляемость оргсистем:
не из всякого
состояния и не при всяком возмущающем воздействии
можно достичь произвольной цели за конечное
время; с другой стороны, попытка достижения
желаемых целей из данного состояния системы и
возмущающего воздействия окружающей среды может
привести к непредвиденным результатам.
Порог сложности состоит в том, что в единицу времени
человек в состоянии решить задачу ограниченной сложности
и
усвоить ограниченный объем информации. У каждого инди-
193
видуума имеется свой как бы порог сложности решаемых задач,
выше которого за ограниченное
время он подняться не
может. На практике средний индивидуум в состоянии одновременно
обработать 6-8 взаимосвязанных факторов.
Редкая повторяемость проблемных ситуаций подвергает
сомнению правомочность применения классической теории
вероятностей. Применение субъективных вероятностей, т.е.
субъективного представления о достоверности редких событий
— одна из задач теории поддержки управленческих решений,
которая в настоящее время слабо разработана.
Неантагонистический конфликт имеет место между сотрудниками
разного уровня управления, включая и первое лицо,
а также между сотрудниками, находящимися на одном
уровне управления.
Сталкиваясь с неопределенностью обстановки и осознавая
стохастичностъ процесса функционирования, каждый сотрудник
вынужден создавать резерв ресурсов, которыми он может
лично распоряжаться или влиять на их использование в интересах
своего участка дела, причем объем этого резерва он, как
правило, завышает по сравнению со средними потребностями
и скрывает от вышестоящего начальника истинные, т.е. минимальные,
истребные объемы. В противном случае вышестоящий
начальник превратит их в норматив. Так возникает незримый
неантагонистический подчиненный, который стремится
завысить норматив расходования ресурсов, начальник
— сократить.
Фактор времени связан с быстрым старением добываемой
информации, что выдвигает в ряд наиважнейших требований
сокращения по возможности процедуры обоснования и принятия
управленческих решений. Часто важно принять, может
быть, не самое лучшее по другим критериям решение, зато
вовремя.
194
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ УПРАВЛЕНИЮ
Организационными системами управления мы назвали
системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей
для достижения определенных целей.
Таким образом, уже в самом определении организационной
системы управления предполагается целенаправленный характер
ее функционирования. Цель может быть достигнута
только в том случае, когда организационные процессы будут
эффективными, т.е. обеспечивать получение наилучших результатов
на единицу затрат соответствующих ресурсов; когда
организационные процессы будут надежными, т.е. гарантировано
само осуществление процесса как такового; когда организационные
процессы осуществляются без задержек, излишних
временных разрывов и не выходят за пределы временных
границ, т.е. оперативны; когда организационные системы
обладают
гибкостью, т.е. способностью к оперативным изменениям
в ходе своего осуществления; когда
организационные
процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью,
т.е. соответствием между деятельностью той или иной стадии
(этапом,'периодом,
фазой) и происходящими в ходе ее изменениями.
Названные требования могут быть реализованы
только в том случае, когда организационная система управления
обладает таким качеством, как устойчивость системы, т.е.
свойством сохранять некоторое свое качество в процессе
управления при наличии возмущений [24].
Рассмотрим более подробно название требования применительно
к организационному управлению [24].
Устойчивость — свойство процесса управления сохранять
и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних
возмущений.
195
Применительно к организационным системам управления
устойчивость — способность решать все задачи, требуемые
обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях.
Она есть результат технической и функциональной устойчивости
[24].
Техническая устойчивость — способность противостоять
воздействиям технического характера с помощью технических
средств.
Функциональная устойчивость — способность противостоять
воздействиям социально-политического,
экономического
характера и другим нетехническим воздействиям с помощью
средств интеллектуального характера: организации труда,
методов
создания и введения информации, решения интеллектуальных
задач и др.
Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить
показатели свойств процесса управления,
значения
которых необходимо сохранить и определить степени влияния
на эти показатели различных возмущений
(воздействия
окружающей среды, ошибок управленческого персонала и
т. д.).
Устойчивость процесса может быть абсолютной, т.е. оцениваться
по всем его свойствам, и относительной,
когда оценка
производится с помощью некоторого функционала, характеризующего
одно из свойств исследуемого процесса. Для
оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения,
налагаемые на возмущения, при которых
функционал будет
сохранять свое конечное значение в некотором,
вообще говоря,
вероятностном смысле. Устойчивость
организационных
систем управления количественно измеряется как вероятность
решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.
Известно много подходов оценки устойчивости системы.
Наиболее распространенными являются оценки устойчивости
по Ляпунову и Лагранжу.
196
Устойчивость по Ляпунову — управление считается устойчивым,
если при любом возмущающем воздействии со
стороны окружающей среды система способна за конечное
время или в пределе приблизиться как угодно близко к той
траектории движения в пространстве состояний, которую она
имела до начала возмущения. Оценка устойчивости социально-
экономических систем по Ляпунову практически невозможна
из-за трудности описания ограничений на возможные
возмущения и учета всех возможных возмущений.
Устойчивость по Лагранжу — система, а вместе с ней и
управление устойчивы, если при
конечных возмущениях в окружающей
среде ни один из параметров по модулю не стремится
к бесконечности, оставаясь ограниченной величиной.
Такое понятие позволяет косвенно оценивать и устойчивость
в
первоначальной ее формулировке, и качество вырабатываемых
решений: если система неустойчива по Лагранжу, значит
какие-то параметры в пределе устремляются к бесконечности,
а это противоречит здравому смыслу и неприемлемо, так как
говорит о потере управления. Действительно, если, например,
число безработных стремится к бесконечности, то о каком качестве
управления можно говорить?
Оно явно не отвечает своему назначению. Аналогично будет
абсурдным, если в бесконечность (в исследованиях) устремится
заработная плата представителей какого-то
имущественного
слоя. Разумеется, устойчивость по Лагранжу еще не говорит
о
качестве управления. Подобная категория достаточно груба для
этого. В настоящее время проблема анализа и синтеза устойчивых
процессов управления сложными организационными системами
в условиях различных неопределенных внешних и
внутренних возмущений является нерешенной.
Оперативность — свойство процесса управления обеспечивать
завершение цикла управления в требуемые сроки.
Оперативность процессов обеспечивается:
• ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;
197
• полным и своевременным информированием субъекта
управления о состоянии системы, среды и ходе
самого процесса;
• достаточной гибкостью процесса, позволяющей
своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;
• регламентированием процесса и, в частности, разработкой
процедур, обеспечивающих согласованность
между фазами процесса;
• осуществление параллельного выполнения отдельных
частей процесса;
• четким контролем за процессом
со стороны субъекта
управления;
• наличием ресурсов, достаточных для обеспечения
необходимой скорости и соответствующего
временного
режима реализации процесса.
Устойчивое управления всегда оперативно по своему
определению. Обратное — не всегда:
объясняется возможностью
необеспечения нужного качества решения, несвоевременностью
доведения решений до исполнителей, искажением
информации только по вине средств и способов управления,
построения и технического оснащения системы управления .
Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности
сбора данных, первичной обработки, пересылке
данных, подготовки и принятия решений настолько большой,
что исполнители не успевают реализовать их до появления
новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия
новых решений, или время на подготовку и принятие решений
настолько мало, что оно не дает возможности принять
качественные решения и т.д.
Гибкость — способность изменять формы и методы
управления в зависимости от обстановки. Организационный
процесс должен обладать гибкостью, то есть способностью
к
оперативным изменениям в ходе своего осуществления.
198
Гибкость процесса обеспечивается:
• повышением уровня управляемости процессом, так
как слабая управляемость затрудняет осуществление
оперативных и целесообразных изменений;
• гибкостью структуры системы, осуществляющей
данный процесс;
• информативностью процесса, обеспечивающей полноту
и своевременность поступления информации;
• восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны
субъекта управления;
• оперативностью процесса, обеспечивающей своевременность
изменений;
• формированием многовариантных структур реализации
процесса;
• интервальностью значений длительности процесса и
его отдельных стадий.
Гибкость управления имеет место, если система управления
способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих
действий. Например, переходить от централизованного к
децентрализованному управлению, частично децентрализованному
и наоборот от децентрализованного к централизованному.
Гибкость управления — одно из необходимых, но недостаточных
условий эффективности управления. Система управления
может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых
результатов из-за некачественных (малоудачных) решений,
запаздывания решений и т.п. — из-за всего, что не
обеспечивает устойчивости управления.
Непрерывность — свойство (способность) процесса
управления не допускать перерыва между
последовательно
выполняемыми этапами (фазами) или другими действиями
процесса, приводящими к снижению
качества управления.
Непрерывность процесса нарушается, если между двумя
последовательно выполняемыми этапами возникает незапла-
199
нированная пауза, приводящая к снижению качества выполнения
последующих этапов (например, из-за
потери ценности
информации), несвоевременному достижению поставленной
цели и срыву всего процесса управления.
Требования к непрерывности могут быть определены с помощью
системы неравенств [24]:
Ац<0,*,у е Д
Ац — время перерыва между г-м и
у-м соединениями последовательно
выполняемыми этапами управления;
А% = /, -
где Х}— момент
начала выполнения у-го этапа;
1[ — момент
окончания выполнения /-го этапа;
/ / — множество пар индексов соседних последовательно
выполняемых этапов.
Отрицательное значение АХц соответствует
пересечению
этапов во времени.
Естественно, для реальных процессов управления допускаются
отдельные незначительные «холостые» перерывы, т.е.
возможно, что А% > 0. Однако
предельные максимальные значения
этих перерывов необходимо определять с учетом соотношений
продолжительности этапов и инерциальности
объекта
управления.
Величины Ату являются случайными, поэтому,
как правило,
используются их вероятные характеристики: математическое
ожидание перерывов между 1-м и у-м этапами. М[Ац], у
€ Ц и вероятность отсутствия перерывов между 1-м и у-м
этапами,
приводящими к нарушению процесса управления, Р(Ац
< Атдоп), у е
//, где Ат^п — допустимое
время перерыва между
/-м и у-м этапами, превьлпение которого приводит к нарушению
процесса управления.
Непрерывность — свойство, не претендующее на оценку
качества решений или управления. Однако, непрерывность
является необходимым условием эффективности управления,
200
в то время, как устойчивость —
это одно из достаточных условий
эффективности.
Требование эффективности организационного управления
отвечает на вопрос соответствия реальных
(фактических или
ожидаемых) результатов процесса управления требуемым или,
иными словами, степени достижения цели управления. Только
достаточно эффективный процесс управления является целесообразным.
Требование эффективности организационных
систем управления является необходимым условием эффективности.
Вопрос об эффективности — это вопрос о «цене»
затрат, которые должны быть осуществлены для получения
определенного результата.